Vous cherchez à organiser votre documentation ?
Initialement papier, l’information devient de plus en plus numérique. Elle entre dans l’entreprise par toutes les portes (mail, clé USB, CD, DVD, EDI, …) et sous toutes les formes (texte, tableur, image, vidéo, son, fichiers d’application).
Toutes ces informations arrivent en plus sur des personnes différentes, ayant chacune des méthodes de classement qui leur sont propres…
Dès leur arrivée dans l’entreprise, ces informations suivent plusieurs chemins.
- Le transfert vers d’autres personnes (et donc la duplication de l’information grâce aux mails),
- Le classement dans un dossier commun, sous une nouvelle arborescence, en gardant ou pas la version précédente si on la range au même endroit,
- pire, le classement sur le poste du destinataire, jamais sauvegardé.
Enregistrer les informations ne pose généralement pas de problème (l’évolution de la taille disque demandée en atteste).
Mais stocker est une chose, gérer en est une autre. Vous êtes vous posé les questions suivantes :
- Vos modèles de documents (courrier type, …), combien pensez-vous en retrouver dans l’entreprise ?
- Et si l’un de vos collaborateur devait quitter l’entreprise, perdez-vous les données qu’il a collectées pendant son travail pour l’entreprise ?
La véritable question est: « Comment retrouver l’information voulue en peu de temps lorsqu’on en a besoin ? »
Il existe des solutions simples et pertinentes pour organiser ses informations et ainsi capitaliser sur le savoir de chacun.